Aplicación sistemática del control de gestión para el departamento de relaciones con egresados (DRE) de la Universidad Autónoma de Occidente

Abstract

Los sistemas de control de gestión permitieron al Departamento de Relaciones con Egresados de la Universidad Autónoma de Occidente conocer las fallas comunes y las fallas ya identificadas que no se han podido abolir o mejorar continuamente en los procesos.

Como primera instancia se realiza la definición del horizonte la cual consiste en identificar las fuerzas internas y externas que han impedido y permitido avanzar.

Consecutivamente se realiza el análisis de vulnerabilidad para identificar los puntales del Departamento, los cuales son pilares y factores causantes de éxito del mismo.

Como resultado de los anteriores análisis se construyen las estrategias uniendo cada fuerza con los puntales. Finalmente con las estrategias planteadas, se construyen los siguientes objetivos de crear una cuenta en Constant Contact gratuita para probar el funcionamiento de la herramienta durante 60 días, presentar un proyecto de desarrollo de Implementación de un espacio para fortalecer la comunicación constante con los egresados por medio de la creación de un Call Center manejado directamente por el Departamento de Relaciones con Egresados para el plan estratégico de la Universidad Autónoma de Occidente en vista al año 2015, presentar un proyecto de desarrollo de actualización de los equipos de cómputo para agilizar la gestión del Departamento de Relaciones con Egresados para el plan estratégico de la Universidad Autónoma de Occidente en vista al año 2015 y proponer a Rectoría la disposición de un estudiante Pilo o Monitor fijo que curse el Programa de Diseño de la Comunicación Gráfica para realizar el proceso de cristalización de actividades académicas, eliminando filtros que no hagan efectiva la gestión.

Con los objetivos del Departamento estipulados, se plantean metas para cada uno por medio de la cuantificación de metas y estrategias, y para cada meta se desprenden una serie de tareas construidas por medio del plan de acción que ayudan a cumplir las metas con fechas límite para un mayor control.

Ahora es necesario conocer el estado actual de cada objetivo, por lo que se crean indicadores que midan cada factor y finalmente ver en cifras reales la gestión del Departamento. A continuación encontramos los indicadores creados, cada uno con su estado actual y a donde se quiere llegar:

Como primer indicador se crea los correos electrónicos fidedignos (Estado: 98,31% / Meta: 100%), el segundo indicador son los correos electrónicos leídos (Estado: 63,79% / Meta: 80%), el tercer indicador es la efectividad del telemercadeo (Estado: 26,67% / Meta: 100%), el cuarto indicador es la efectividad de horas laboradas diariamente (Estado: 75% / Meta: 100%) y finalmente el quinto indicador que calcula el número de días de elaboración del comunicado (Estado: 14% / Meta: 100%).

Finalmente, cada indicador presenta un estado actual y una meta que refleja a donde se quiere llegar. Por medio del rango de gestión gerencial y el diseño de la medición se establecen los rangos de seguimiento y control que son metas a cumplir entre el estado actual y el umbral ó a donde se quiere llegar. Estos rangos expresan un mínimo, aceptable, satisfactorio, sobresaliente y el máximo.

Palabras Claves: Matriz, plan estratégico, metas, mejora continua, control, fallas e indicador.