Mejora del proceso de trabajos de grado en la unidad CRAI de la Universidad Autónoma de Occidente mediante la metodología Lean Six Sigma

Abstract

A pesar de los avances en la implementación de proyectos de mejora en Instituciones de Educación Superior (IES), estos se han realizado sin seguir un modelo especifico general que defina unos principios, etapas, actividades y herramientas claras para su implementación exitosa en este tipo de organizaciones, que claramente difieren de las empresas manufactureras en donde fue creada la metodología Lean Six Sigma (LSS). Las IES tienen diferentes procesos cómo el de revisión de trabajos de grado para otorgar el paz y salvo de biblioteca, el cual está tardando más de lo esperado. Por tal razón, la presente investigación tiene como objetivo diseñar el proyecto de mejora a través del modelo LSS para el proceso mencionado. A partir de la aplicación de esta metodología, se logró diagnosticar el estado actual del proceso, así mismo, identificar las necesidades de los interesados, entre las cuales se encuentran: mejorar el porcentaje de correcciones de normas bibliográficas, disminuir el tiempo de respuesta de la petición del estudiante y mejorar la eficacia de la revisión de documento. Finalmente, se propuso un plan de acción que permitiera el mejoramiento continuo del proceso, principalmente desde la aplicación de herramientas LSS alineadas a brindar calidad, efectividad y servicio al proceso. Los aportes más importantes de estas propuestas son: se definió un plazo mínimo para que los estudiantes realicen las correcciones realizadas al documento, se propuso implementar una certificación para que el estudiante realice un curso de aplicación en normas bibliográficas, se estableció una estrategia de publicidad para dar a conocer el proceso a la comunidad universitaria y se planteó garantizar el servicio prestado por los estudiantes que apoyan el proceso, estableciendo capacitaciones certificadas a estos estudiantes. A partir de la aplicación de estas estrategias se espera reducir el lead time del proceso hasta un 54% aumentando el indicador de Valor Agregado de 8% a 17% e incrementado el índice First Pass Yield hasta un 40%

Although of the advances in the implementation of improvement projects in Higher Education Institutions (HEIs), these have been carried out without following a general specific model that defines clear principles, stages, activities and tools for their successful implementation in this type of education. organizations, which clearly differ from the manufacturing companies where the Lean Six Sigma (LSS) methodology was created. The HEIs have different processes such as the review of degree works to grant the library peace and save, which is taking longer than expected. For this reason, the present research aims to design the improvement project through the LSS model for the aforementioned process. From the application of this methodology, it was possible to diagnose the current state of the process, as well as to identify the needs of the interested parties, among which are: improve the percentage of corrections of bibliographic norms, decrease the response time of the student request and improve the effectiveness of the document review. Finally, an action plan was proposed that allowed the continuous improvement of the process, mainly from the application of LSS tools aligned to provide quality, effectiveness and service to the process. The most important contributions of these proposals are: a minimum period was defined for the students to make the corrections made to the document, it was proposed to implement a certification for the student to take a course of application in bibliographic norms, an advertising strategy was established for make the process known to the university community and it was proposed to guarantee the service provided by the students who support the process, establishing certified training for these students. From the application of these strategies, it is expected to reduce the delivery time of the process by up to 54%, increasing the Value Added indicator from 8% to 17% and increasing the First Pass Yield index by up to 40%